今回は、これからハワイの会社とのビジネスを初めて担当する人に伝えたい情報です。

お伝えしたいのは、「ハワイの人と大事な日程を共有するときは、こうすると間違わずに済みますよ」と言う方法です。

19時間の時差がある

私は、日本にいながら、ハワイの会社と仕事をしています。なので、ハワイの人とは、19時間の時差を意識しながら、仕事をすることになります。

具体的には、日本の方が19時間進んでいます。この時差は、起きて活動している時間で考えると、「ハワイの方が5時間進んでいる」とも考えられます。日本の午前10時は、ハワイの午後3時に該当するからです。

ただ、仕事の場合は、曜日を意識する必要があります。例えば、日本の月曜日は、ハワイではまだ日曜日です。そのため、日本の月曜にメールで何らかの連絡をしても、ハワイ側は休みで返信をもらえない可能性が高いです。つまり、仕事でハワイとの時差を考えるときは、「日本が19時間進んでいる」ととらえた方が自然になります。

結果、ハワイ側にメールで何らかの日時を書くときは、「※日本時間」や「※ハワイ時間」のように、どちらの現地時間でなのかを補足で追記することになります。私のお付き合いのある範囲では、ハワイ側の人が、「日本時間」に合わせて書いてくれることが多いのですが、それでも誤解を招かないように、常にどちらの時間か補足する心がけが必要になります。

重要な日時の場合は不安を感じる

私の経験上、基本的には、この「※日本時間」のように補足で追記するやりとりで十分です。ただ、ハワイと仕事をしていると、たまに「この日時だけは、ハワイの人と絶対に間違わずに共有したいな」と感じる状況に出くわします。

例えば、重要な打ち合わせの日時であったり、新サービスの開始予定日時であったりです。そのような重要な日時の場合、「※日本時間」と補足で追記するやり方に不安を感じることがあります。

と言うのも、このやり方の場合、合せてくれる側が、計算違いで間違う可能性があるからです。

例えば、メールに日本側から「1月16日の午前 10:00 ※日本時間 から打ち合わせをしましょう！」のように書いたとします。これは、ハワイ時間では、「1月15日の午後 3:00」となります。

ところが、ハワイ側に、例えば「ハワイ時間の午前10時からだっけ？」のように誤解されてしまう可能性が少なからずあります。

絶対に間違いなく日時を共有する方法

このような誤解を避け、絶対にハワイ側と日時を間違わずに共有したい場合は、Googleカレンダーで予定を作り、その予定にハワイの人を招待すると良いです。

上の画像は、パソコンで見た場合の、Googleカレンダーの予定を作る画面です。まず、日本時間で普通に予定を作ったのち、右側にある「ゲスト」欄で、ハワイの人のメールアドレスを入力し、招待すれば完了です。

この方法を取ると、なぜ重要な日時を誤解なくハワイの人と共有できるかと言うと、この招待メールを受け取った人には、その現地時間で予定が表示されるからです。つまり、ハワイの人が受け取れば、その人にはハワイ時間に換算した日時で、予定の日時が表示されます。

このように、予定を作る自分は、日本時間で間違わずに予定を立てられ、一方ハワイの人には、それをハワイ時間に換算した日時で伝えられます。この方法では、このようにそれぞれの現地時間で日時を共有できるので、お互いに誤解することを避けられます。